Términos y Condiciones

1. Quiénes somos y qué acepta al contratar

ArchIndex es un servicio de gestión documental con inteligencia artificial prestado por ArchIndex, CUIT 20-28490477-0, con domicilio en Constituyentes 5464, Ciudad Autónoma de Buenos Aires, República Argentina (en adelante, “ArchIndex”, “nosotros”).

Estos Términos y Condiciones (los “Términos”) regulan el uso del servicio por parte de la empresa u organización que lo contrata (el “Cliente”, “usted”) y de las personas que el Cliente autorice a utilizarlo (los “Usuarios”).

Al contratar el servicio, crear una cuenta o utilizarlo de cualquier forma, el Cliente acepta estos Términos, la Política de Privacidad y el Anexo de Subencargados, que forman parte integrante de este acuerdo.

Si usted acepta estos Términos en nombre de una empresa, declara contar con facultades suficientes para obligarla.

2. Definiciones

Servicio: la plataforma ArchIndex, accesible a través de sus canales habilitados.
Contenido del Cliente: los documentos que el Cliente o sus Usuarios incorporan al Servicio, el texto extraído de ellos, sus metadatos, las consultas formuladas y las respuestas generadas.
Respuestas: el texto que el Servicio genera automáticamente en respuesta a una consulta, con indicación de las fuentes documentales en que se basa.
Canales: las vías por las que se accede al Servicio — aplicación web, correo electrónico, API, y las integraciones con aplicaciones de terceros que el Cliente active.
Administrador: el Usuario con facultades para gestionar usuarios, permisos, documentos y facturación del Cliente.
Saldo: el crédito disponible en la billetera del Cliente, expresado en pesos argentinos.

3. Objeto del Servicio

ArchIndex recibe los documentos que el Cliente incorpora, extrae su texto, los clasifica, los almacena, les aplica los permisos de acceso configurados por el Cliente y los indexa para permitir su consulta en lenguaje natural.

Las consultas de los Usuarios se responden exclusivamente sobre la base de los documentos que ese Usuario tiene permiso de consultar según la configuración de permisos del Cliente, y cada respuesta indica las fuentes documentales en que se basa.

El Servicio se presta bajo modalidad de software como servicio: no se entrega copia del software ni se instala en equipos del Cliente.

4. Cuentas, Usuarios y credenciales

El alta del Cliente y de su primer Administrador la realiza ArchIndex. A partir de allí, el Administrador gestiona los Usuarios de su organización.

El Cliente es responsable de:

Mantener actualizada la nómina de Usuarios y dar de baja de inmediato a quienes dejen de estar autorizados.
La custodia de las contraseñas, claves de API y demás credenciales de acceso. Toda actividad realizada con las credenciales de un Usuario se considera realizada por ese Usuario.
Notificarnos sin demora ante cualquier uso no autorizado que detecte.

Las credenciales son personales e intransferibles.

5. Licencia de uso

Mientras el acuerdo esté vigente y el Cliente se encuentre al día, le otorgamos una licencia no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable para usar el Servicio en su actividad, conforme a estos Términos.

Esta licencia no incluye derecho alguno sobre el software, la arquitectura, los modelos, la documentación ni las marcas de ArchIndex.

6. El Contenido del Cliente es del Cliente

El Contenido del Cliente es y sigue siendo de su exclusiva propiedad. Nada en estos Términos nos transfiere derecho de propiedad intelectual alguno sobre él.

El Cliente nos otorga una licencia limitada, no exclusiva y revocable para alojar, copiar, transmitir, procesar y mostrar el Contenido del Cliente, con el único alcance de:

prestar el Servicio y sus funcionalidades al Cliente y a sus Usuarios;
realizar copias de resguardo y garantizar la continuidad del Servicio;
atender un pedido de soporte formulado por el Cliente, en la medida estrictamente necesaria para resolverlo;
cumplir una obligación legal, un requerimiento de autoridad competente o una orden judicial.

Fuera de esos cuatro supuestos, no accedemos al Contenido del Cliente. Esta enumeración es taxativa.

Las respuestas que el Servicio genera a partir del Contenido del Cliente también le pertenecen al Cliente, sin perjuicio de lo previsto en la cláusula 8.

7. No entrenamos modelos con su contenido

El Contenido del Cliente no se utiliza para entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial, ni se comparte con los proveedores de esos modelos.

Este compromiso no es una mera declaración: se apoya en la configuración de infraestructura que hemos elegido. El Servicio procesa el contenido a través de Amazon Web Services (AWS) mediante el servicio Amazon Bedrock, en el que los proveedores de los modelos no tienen acceso a los registros del servicio ni a las consultas y respuestas de los clientes. Los detalles de esta cadena de proveedores están en el Anexo de Subencargados.

Tampoco utilizamos el Contenido del Cliente para fines comerciales propios, publicidad, elaboración de perfiles ni cesión a terceros.

Podemos utilizar información estadística y agregada sobre el uso del Servicio (volúmenes, tiempos de respuesta, tasas de error) para operarlo y mejorarlo, siempre que no permita identificar al Cliente, a sus Usuarios ni al contenido de sus documentos.

8. Naturaleza de las respuestas automatizadas

ESTA CLÁUSULA ES IMPORTANTE. LE PEDIMOS QUE LA LEA CON ATENCIÓN.

Las Respuestas son generadas automáticamente por sistemas de inteligencia artificial a partir de los documentos del Cliente. Como toda tecnología de esta naturaleza, pueden contener errores, omisiones o imprecisiones, y pueden no recuperar toda la información relevante existente en los documentos.

En consecuencia:

No garantizamos que las Respuestas sean exactas, completas ni libres de errores.
Las Respuestas indican sus fuentes documentales precisamente para que puedan ser verificadas. Es responsabilidad del Usuario contrastar la Respuesta con el documento original antes de tomar cualquier decisión basada en ella.
EL SERVICIO ES UNA HERRAMIENTA DE BÚSQUEDA Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. NO SUSTITUYE LA LECTURA DEL DOCUMENTO ORIGINAL NI EL ASESORAMIENTO PROFESIONAL CONTABLE, IMPOSITIVO, LEGAL, FINANCIERO NI DE NINGUNA OTRA ESPECIALIDAD. ARCHINDEX NO ACTÚA COMO ASESOR NI CONSULTOR DEL CLIENTE.
El Cliente debe contar con el asesoramiento profesional que corresponda a su actividad. No respondemos por decisiones adoptadas sobre la base de una Respuesta sin verificar el documento de origen.

Lo mismo aplica a la clasificación automática de documentos (tipo, fecha, proveedor, importe, vigencia) y a la transcripción de documentos escaneados mediante reconocimiento óptico de caracteres: son auxiliares de organización, sujetos a error, y el documento original prevalece siempre.

9. Permisos de acceso: responsabilidad compartida

El Servicio aplica dos niveles de control de acceso:

Lo que garantizamos nosotros. Los documentos de cada Cliente están aislados de los de cualquier otro Cliente. Y dentro de la organización del Cliente, el Servicio aplica los permisos configurados por el Administrador antes de realizar cualquier búsqueda: los sistemas de inteligencia artificial no acceden a fragmentos de documentos que estén fuera del alcance del Usuario que formula la consulta. Este control se aplica de manera uniforme en todos los Canales.

Lo que corresponde al Cliente. La definición de qué roles existen, qué Usuario tiene cada rol y a qué roles se habilita cada documento es una decisión y una responsabilidad exclusiva del Cliente, ejercida a través de su Administrador. Nosotros aplicamos fielmente la configuración que el Cliente establece; no podemos saber si esa configuración es la que el Cliente pretendía.

No respondemos por accesos indebidos derivados de una configuración de permisos incorrecta, de la asignación de un rol a quien no correspondía, o de la omisión de dar de baja a un Usuario.

10. Obligaciones del Cliente sobre el contenido que incorpora

El Cliente declara y garantiza que:

Cuenta con derecho suficiente sobre los documentos que incorpora al Servicio y con base legal para tratarlos y para encargarnos su tratamiento.
Cuando esos documentos contengan datos personales de terceros — empleados, clientes, proveedores, contrapartes — ha cumplido con las obligaciones que le impone la normativa de protección de datos personales aplicable, incluidos el deber de información y, cuando corresponda, la obtención del consentimiento, así como lo relativo a la transferencia internacional descripta en la cláusula 15.
El Servicio no está diseñado ni destinado al tratamiento de datos personales sensibles en los términos de la Ley 25.326 — datos que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, o información referente a la salud o a la vida sexual. Si el Cliente decide incorporar documentos que los contengan, lo hace bajo su exclusiva responsabilidad, asumiendo el cumplimiento de las exigencias adicionales que esa normativa impone.
El contenido que incorpora no infringe derechos de terceros ni normas aplicables.

Respecto del Contenido del Cliente, el Cliente reviste el carácter de responsable del tratamiento y ArchIndex el de encargado del tratamiento, actuando conforme a las instrucciones del Cliente.

11. Uso aceptable

El Cliente y sus Usuarios se obligan a no:

Utilizar el Servicio con fines ilícitos o para incorporar contenido de origen ilícito.
Intentar acceder a datos de otros Clientes, a documentos fuera del alcance de sus permisos, o a componentes del Servicio no expuestos públicamente.
Realizar ingeniería inversa, descompilar o intentar extraer el código fuente, los modelos o los índices del Servicio.
Automatizar el uso de forma que degrade el Servicio o eluda los límites de consumo previstos en la cláusula 13.
Revender, sublicenciar o prestar el Servicio a terceros ajenos a su organización.
Incorporar deliberadamente contenido con software malicioso.

El incumplimiento de esta cláusula habilita la suspensión inmediata del Servicio.

12. Canales e integraciones con terceros

El Cliente puede activar Canales adicionales: correo electrónico, API, e integraciones con aplicaciones de terceros como asistentes de inteligencia artificial.

Cada Canal involucra su propia cadena de proveedores, detallada en el Anexo de Subencargados. Al activar un Canal, el Cliente acepta que su contenido circule por los proveedores de ese Canal.

Cuando el Cliente conecta el Servicio con una aplicación de un tercero, esa aplicación se rige por sus propios términos y políticas, sobre las que no tenemos control. No respondemos por el tratamiento que esa aplicación haga de la información una vez que sale del Servicio. El Cliente puede revocar esas conexiones en cualquier momento desde su perfil, con efecto inmediato.

El Canal de correo electrónico opera con verificaciones de autenticidad del remitente. Los mensajes provenientes de direcciones no registradas o que no superen esas verificaciones se descartan sin notificación.

13. Planes, consumo y límites

El Servicio se presta bajo un plan mensual con un precio vigente informado al Cliente, que se debita automáticamente del Saldo el primer día de cada ciclo.

Cada plan incluye límites de consumo — cantidad de documentos, espacio de almacenamiento, consultas diarias y volumen de procesamiento mensual. Al alcanzarse un límite, el Servicio deja de admitir nuevas operaciones de ese tipo hasta que se inicie un nuevo período o se acuerde una ampliación. Avisamos por correo electrónico al Administrador cuando el consumo se aproxima al límite y cuando se agota.

Los límites vigentes están disponibles para el Administrador dentro del Servicio. Podemos ajustar los límites de un plan con treinta (30) días de preaviso.

Aplicamos además controles técnicos de protección contra el uso abusivo o automatizado que puedan restringir temporalmente el acceso.

14. Saldo, recargas y reembolsos

El Servicio funciona con una billetera prepaga. El Cliente incorpora Saldo mediante los medios de pago habilitados, y de ese Saldo se debitan el plan mensual y los consumos que correspondan. Cada movimiento queda registrado en un extracto consultable por el Administrador.

Saldo insuficiente. Si al momento del débito mensual el Saldo no alcanza, el Servicio se bloquea: el Cliente conserva el acceso a su cuenta y a la sección de facturación, pero no puede incorporar documentos ni realizar consultas. El desbloqueo es automático al reponerse el Saldo. El bloqueo no elimina el Contenido del Cliente.

Reembolsos. El Cliente puede solicitar en cualquier momento el reembolso del Saldo que haya incorporado y que aún no haya sido debitado. La solicitud se gestiona desde la sección de facturación y se abona por transferencia bancaria a la cuenta que el Cliente indique, a nombre del propio Cliente.

El saldo de cortesía o promocional no es reembolsable, por no haber sido incorporado por el Cliente. Tampoco son reembolsables los importes ya debitados por planes o consumos efectivamente prestados.

Impuestos. Los precios se expresan en pesos argentinos. Los tributos que graven la operación se adicionan cuando corresponda.

El pago se procesa a través de una plataforma de pagos externa. No almacenamos datos completos de tarjetas ni de cuentas bancarias del Cliente; esa información la trata la plataforma de pagos conforme a sus propias políticas.

15. Seguridad, proveedores y transferencia internacional

Medidas de seguridad. Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger el Contenido del Cliente: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por credenciales y roles, aislamiento entre Clientes, registro de auditoría de las operaciones y copias de resguardo periódicas en una ubicación distinta de la del servicio principal.

Proveedores (subencargados). Prestamos el Servicio con la colaboración de proveedores de infraestructura, procesamiento, comunicaciones y pagos, identificados nominalmente en el Anexo de Subencargados, donde también se indica su rol, su ubicación y sus certificaciones. Nos obligamos a:

contratar únicamente proveedores que ofrezcan garantías de protección no menos protectivas que las que asumimos en este acuerdo;
permanecer responsables ante el Cliente por el tratamiento que esos proveedores realicen dentro del alcance del Servicio;
informar la incorporación o sustitución de un proveedor con treinta (30) días de preaviso, plazo dentro del cual el Cliente puede rescindir sin penalidad si no lo acepta.

Las certificaciones y estándares que se mencionan en el Anexo corresponden a cada proveedor y se informan como dato verificable. ArchIndex no declara poseerlas por sí.

Transferencia internacional. El Servicio se presta sobre infraestructura ubicada en los Estados Unidos de América. Ese país no integra la nómina de jurisdicciones con nivel de protección adecuado conforme la normativa argentina de protección de datos personales. En consecuencia, al contratar el Servicio el Cliente presta su consentimiento informado a la transferencia internacional del Contenido del Cliente y de los datos personales que este contenga, y ArchIndex se obliga a que dicha transferencia se ampare en las cláusulas contractuales modelo aprobadas por la autoridad argentina de protección de datos, en su modalidad responsable-a-encargado.

Siendo el Cliente el responsable del tratamiento del contenido que incorpora, es de su incumbencia informar esta circunstancia a los titulares de los datos personales contenidos en sus documentos y recabar el consentimiento que corresponda.

Incidentes. Ante un incidente de seguridad que afecte al Contenido del Cliente, lo notificaremos sin demora indebida una vez confirmado, describiendo su alcance, los datos afectados y las medidas adoptadas, para que el Cliente pueda cumplir con las obligaciones de notificación que le correspondan.

16. Disponibilidad del Servicio

Nos comprometemos a prestar el Servicio conforme a un estándar de mejores esfuerzos.

No garantizamos un nivel mínimo de disponibilidad, ni tiempos máximos de respuesta o de restablecimiento, ni que el Servicio funcione de manera ininterrumpida o libre de errores. El Servicio se presta en el estado en que se encuentra.

Podemos realizar tareas de mantenimiento que impliquen interrupciones, procurando efectuarlas en horarios de menor impacto y avisando con anticipación cuando sea previsible.

No respondemos por interrupciones originadas en causas ajenas a nuestro control razonable, incluidas fallas, suspensiones o discontinuación de servicios de los proveedores identificados en el Anexo, cortes de conectividad, fallas de los equipos o redes del Cliente, y supuestos de caso fortuito o fuerza mayor. En caso de falla imputable a un proveedor, nos obligamos a reclamarle lo que corresponda y a trasladar al Cliente lo que efectivamente recuperemos, sin asumir obligación mayor.

17. Confidencialidad

Cada parte se obliga a mantener en reserva la información confidencial de la otra a la que acceda con motivo de este acuerdo, a no divulgarla y a utilizarla exclusivamente para el cumplimiento del acuerdo. El Contenido del Cliente es información confidencial del Cliente.

La obligación no alcanza a la información que sea o pase a ser de dominio público sin incumplimiento, la que la parte receptora ya poseía legítimamente, o la que deba revelarse por imperativo legal o por orden de autoridad competente — en cuyo caso se notificará a la otra parte, salvo prohibición legal.

Esta obligación subsiste por dos (2) años desde la terminación del acuerdo.

18. Propiedad intelectual de ArchIndex

El Servicio, el software, la arquitectura, la documentación, la marca “ArchIndex” y todo elemento provisto en el marco del acuerdo son de propiedad exclusiva de ArchIndex o de sus licenciantes. El acuerdo no transfiere derecho alguno sobre ellos más allá de la licencia de uso de la cláusula 5.

El Cliente puede remitirnos sugerencias sobre el Servicio. En tal caso, nos autoriza a implementarlas sin obligación de contraprestación ni de confidencialidad respecto de la sugerencia en sí.

19. Limitación de responsabilidad

Tope. La responsabilidad total y acumulada de cada parte frente a la otra, por cualquier concepto derivado o relacionado con este acuerdo, no excederá el importe efectivamente abonado por el Cliente a ArchIndex durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que dio origen al reclamo.

Exclusiones. Ninguna de las partes responderá por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de chance, pérdida de negocios, ni daños punitivos o ejemplares, aun cuando hubiera sido advertida de su posibilidad.

Excepciones al tope. Las limitaciones anteriores no se aplican a:

los daños causados con dolo o culpa grave;
los daños a la vida o a la integridad física de las personas;
la obligación del Cliente de pagar los importes adeudados;
las obligaciones de indemnidad de la cláusula 20;
todo otro supuesto en que la ley no admita la limitación o dispensa de responsabilidad.

Copias de resguardo. Realizamos copias de resguardo periódicas como parte del Servicio. No obstante, recomendamos al Cliente conservar sus propios respaldos de los documentos que considere críticos, ya que ArchIndex es una herramienta de gestión y consulta y no reemplaza el archivo documental propio del Cliente ni los deberes de conservación que le impone la normativa que le resulte aplicable.

20. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a ArchIndex frente a reclamos de terceros —incluidos titulares de datos personales, autoridades de control y organismos públicos— que tengan origen en:

el contenido que el Cliente incorpore al Servicio, su licitud y su titularidad;
el incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones bajo las cláusulas 10 y 11;
la configuración de permisos y la gestión de Usuarios efectuada por el Cliente.

ArchIndex mantendrá indemne al Cliente frente a reclamos de terceros que sostengan que el Servicio, utilizado conforme a estos Términos, infringe derechos de propiedad intelectual, con el límite de la cláusula 19.

La parte que reciba un reclamo alcanzado por esta cláusula lo notificará a la otra sin demora y le permitirá participar en su defensa.

21. Vigencia, terminación y devolución de los datos

Vigencia. El acuerdo rige desde el alta del Cliente y se mantiene vigente por períodos mensuales sucesivos hasta su terminación.

Terminación por el Cliente. El Cliente puede dar de baja el Servicio en cualquier momento, sin expresión de causa, comunicándolo por los medios habilitados. La baja no genera penalidad. El Saldo incorporado y no debitado es reembolsable conforme la cláusula 14.

Terminación o suspensión por ArchIndex. Podemos suspender o terminar el Servicio:

de inmediato, ante un incumplimiento de la cláusula 11 (uso aceptable) o un uso que ponga en riesgo la seguridad o la integridad del Servicio o de otros Clientes;
ante un incumplimiento material no subsanado dentro de los treinta (30) días de intimado;
sin causa, con sesenta (60) días de preaviso, en cuyo caso reembolsaremos el Saldo incorporado y no debitado.

Exportación. Durante la vigencia del acuerdo y a lo largo de la ventana descripta a continuación, el Cliente puede exportar sus documentos y la información asociada mediante las funcionalidades disponibles en el Servicio.

Retención y borrado. Producida la baja, conservamos el Contenido del Cliente durante sesenta (60) días corridos, para que pueda exportarlo o para el caso de que decida reactivar el Servicio. Vencido ese plazo, eliminamos de forma definitiva e irreversible los documentos, el texto extraído, los índices, los registros de auditoría y las copias de resguardo asociadas.

Excepciones al borrado. Conservamos, aun después de ese plazo:

los registros contables y de pagos (movimientos de la billetera, comprobantes, operaciones de cobro y reembolso), por el plazo que exige la normativa comercial, fiscal y de prevención aplicable;
información estadística agregada y anonimizada sobre el uso del Servicio, que no permite identificar al Cliente, a sus Usuarios ni al contenido de sus documentos;
lo que debamos conservar por imperativo legal o por orden de autoridad competente.

Supervivencia. Subsisten a la terminación las cláusulas 6 (propiedad del contenido), 17 (confidencialidad), 18 (propiedad intelectual), 19 (limitación de responsabilidad), 20 (indemnidad), 21 (borrado) y 24 (ley aplicable y jurisdicción).

22. Modificaciones de estos Términos

Podemos modificar estos Términos. Comunicaremos toda modificación al Administrador por correo electrónico y la publicaremos con su número de versión y fecha de vigencia, con una anticipación no menor a treinta (30) días respecto de su entrada en vigor.

Si el Cliente no acepta la modificación, puede rescindir sin penalidad antes de la fecha de vigencia, con reembolso del Saldo incorporado y no debitado. El uso del Servicio con posterioridad a esa fecha implica la aceptación de la nueva versión.

Las modificaciones que se limiten a incorporar o sustituir proveedores se rigen por la cláusula 15.

23. Encuadre del acuerdo

El Cliente declara que contrata el Servicio para el desarrollo de su actividad comercial, profesional o institucional, y no como destinatario final en los términos de la normativa de defensa del consumidor.

Si no obstante lo anterior resultara aplicable el régimen de defensa del consumidor, las limitaciones y exclusiones previstas en estos Términos regirán únicamente en la medida en que dicho régimen lo permita, manteniéndose plenamente vigentes en todo lo demás.

24. Disposiciones generales

Cesión. El Cliente no puede ceder su posición contractual sin nuestra conformidad previa por escrito. ArchIndex puede cederla a un continuador de su actividad, notificando al Cliente.

Notificaciones. Las comunicaciones a ArchIndex se dirigen a la dirección de correo electrónico de contacto publicada en el sitio. Las comunicaciones al Cliente se dirigen a la dirección de correo electrónico de su Administrador. Se consideran recibidas al día hábil siguiente de su envío.

Independencia de las cláusulas. La invalidez de una cláusula no afecta la validez de las restantes, que conservan plena vigencia.

Tolerancia. La falta de ejercicio de un derecho no implica su renuncia.

Acuerdo completo. Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y el Anexo de Subencargados, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes sobre el Servicio y reemplazan todo entendimiento anterior.

Idioma. El idioma del acuerdo es el español. Cualquier traducción se provee por conveniencia y no prevalece sobre esta versión.

25. Ley aplicable y jurisdicción

Este acuerdo se rige por las leyes de la República Argentina.

Toda controversia derivada de él se somete a la competencia exclusiva de los tribunales ordinarios de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, con renuncia a cualquier otro fuero o jurisdicción que pudiera corresponder.

El Servicio está dirigido a clientes con actividad en la República Argentina. El Cliente domiciliado o con actividad en el exterior que decida contratarlo lo hace por su propia decisión y bajo su exclusivo riesgo, quedando igualmente sujeto a estos Términos, a la ley argentina y a la jurisdicción aquí pactada, y siendo de su exclusiva incumbencia el cumplimiento de la normativa que le resulte aplicable en su jurisdicción.

Contacto

Para consultas sobre estos Términos: contacto@archindex.ar

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